Bedanken is balanceren

Bedanken is balanceren

Vers terug van het Ken Burnett-evenement van De Toekomst van Fondsenwerving (5 oktober ’17, Amsterdam), was onze jaarlijkse teamsessie over het fondsenwervingsplan voor het nieuwe jaar. Met mooie gesprekken binnen ons team: welke fondsenwervende campagnes gaan we in 2018 organiseren bij Verre Naasten, waarom, waarover, wanneer en voor wie? En ook: wat gaat het ons opleveren, zowel op korte als op de langere termijn? Ken benadrukte: zet voortdurend de bril van je donateur op en maak je fondsenwerving meer donateurgericht. Da’s op zich een open deur en al zijn waardevolle  lightbulb-moments zijn echt geen rocket-science, maar er ligt nog een beste kloof tussen ideaal en werkelijkheid…  

Toch konden we die positieve energie van het DTVF-event moeilijk naast ons neerleggen. En aldus geschiedde: één van onze campagnes in 2018 richtten we volledig in als bedankt-campagne. Normaalgesproken versturen we begin april, zo ongeveer als ons jaarverslag uitkomt, een direct mail naar onze 18.000 donateurs, waarin we dankbaar terugblikken op het voorliggende jaar. Mooie coverfoto, een aansprekende successtory door onze directeur, een vriendelijke pasfoto, concrete giftsuggesties en in de P.S. uiteraard een linkje naar ons online jaarverslag. En natuurlijk de onvermijdelijke acceptgiro, want ‘u wilt natuurlijk toch ook dat we met dit waardevolle werk kunnen blijven doorgaan?’.

Dat deden we afgelopen april dus anders: de hele fondsenwervende april-campagne wisselden we in voor een nieuwe bedankt-campagne. Het idee: met deze bedankt-campagne willen we onze donateurs bedanken voor hun betrokkenheid bij ons werk. Omdat we dit jaar ook ons 40-jarig jubileum vieren, richt deze bedankt-campagne zich nadrukkelijk op de donateur zelf, als gever, en minder op het mission-werk dat hij/zij mogelijk maakt. Dat komt later in het jaar nog wel (‘dankbaar voor 40 jaar geloof delen wereldwijd’). De boodschap voor nu is: ‘bedankt voor jouw betrokkenheid’. Verder houden we het puur en alleen bij bedanken, nergens in onze uitingen is toch nog een sneaky giftverzoekje te vinden. Zo van: bedankt voor alles, maar natuurlijk wél opnieuw doneren…  

Zo gezegd, zo gedaan. Onze bedankt-campagne startte woensdag 11 april met een persbericht over ons online jaarverslag. De volgende dag (donderdagmiddag) organiseerden we een Thankathon, vanaf de belvloer van onze telemarketingpartner Christal in Zwolle. Alle 20 kantoorcollega’s en een aantal vrijwilligers belden samen honderden donateurs. Enkel en alleen om ze te bedanken. Een impressie van deze middag deelden we via social media.  Vervolgens lag er op vrijdag 13 april een paarse envelop met een feestelijke bedankt-kaart op de mat bij alle donateurs die in 2017 een gift naar ons overmaakten. En kregen alle 2017-donateurs waarvan we ook (of alleen) een mailadres hebben ’s avonds een mail, met daarin een bedankt-filmpje, namens team Verre Naasten. Uiteraard deelden we dat filmpje ook via onze social media  In de week erna postten we de inhoudelijke content uit ons jaarverslag op Facebook, steeds onder de noemer: ‘Dank voor jouw betrokkenheid bij dit mooie werk! #bedankt’.

Tot zover het idee en de succesvolle uitvoering van onze bedankt-campagne, afgelopen april. Toch is de titel van deze blog niet voor niets ‘bedanken is balanceren’. Want om de balans op te maken rond deze campagne, zijn er verschillende zaken die meewegen:

· Tijdens de telefoongesprekken waren de donateurs positief verrast. Sowieso dat ze een ‘echt iemand’ van Verre Naasten aan de lijn hadden (bent u echt die meneer Harink, waar we altijd die brieven van krijgen…), maar nog meer aan het eind van het gesprek. Is het nu echt klaar, gaat u echt niet om geld vragen? Ja, dit is het. Vandaag willen we u alleen bedanken. Dus… bedankt en tot ziens!’;

· Sowieso geeft zo’n Thankathon een positieve vibe aan de organisatie. Omdat alle collega’s meededen, van onze boekhouder tot onze regiocoördinator Oeganda, werd het een soort van teambuilding. Na enige schroom, was het onze gezamenlijke uitdaging zoveel mogelijk donateurs te bedanken. En dat leverde mooie gesprekken op. Eén van de collega’s zei achteraf: ‘Vooral mooi om te horen waarom mensen betrokken zijn bij ons werk. Da’s ook echt inspirerend voor mezelf!’;

· Het online bedankt-filmpje is volop geliket en gedeeld. Een donateur mailde: ‘En u bedankt voor uw leuke en originele manier van bedanken!’;

·  Tegelijk kregen we niet eerder zoveel negatieve reacties op een mailing. Zo’n 30 donateurs zochten contact met ons. Dat richtte zich vooral op het kostenaspect van onze bedankt-kaart: ‘Kan het geld dat wordt besteed voor het dure drukwerk (bedankkaartje) niet beter besteed worden aan de verre naasten?’. Of: ‘Eigenlijk heb ik er moeite mee dat zulke mooie kaarten verstuurd worden. Ik geef graag en hoef daar niets voor terug. Zie liever dat alle financiële gaven (en tijd) toekomt aan de doelen waar mee men bezig is.’ Eén donateur trok meteen haar kwartaalincasso in;

·  Omdat een flink deel van onze donateurs een bedankt-kaart op de mat vonden én een bedankt-mail ontvingen (met filmpje), werd ook daarop gereageerd: ‘Dank voor dit bedankje. Over de mail. Die per post had dus niet gehoeven. Het geld daarvoor had anders/beter besteed kunnen worden…’. Of:  ‘Vandaag ontvingen we via de mail een bedankje voor onze steun. Een leuke geste en natuurlijk gaan we verder met het geven van onze steun. Maar… ook via de post kregen we vandaag een mooi uitgevoerde kaart. Jammer dat hier geld in gestoken is wat, mijn inziens, zoveel beter besteed had kunnen worden. Alleen een bedankje via de mail is voor ons voldoende. Ik hoop dat jullie willen overwegen om deze kaart in het vervolg niet meer te sturen.’

·  Verder vindt een deel van onze calvinistische achterban het moeilijk om met ‘bedankt’ om te gaan. Iemand mailde: ‘Ik denk misschien teveel aan wat er in de Bijbel staat: laat uw linkerhand niet weten wat uw rechterhand doet, als het om giften gaat. Kennelijk is dat niet meer van deze tijd.’ En een ander: ‘Ik begrijp uw goede bedoeling, maar ben het oneens met het zenden van een dankbetuiging naar mijn adres. Het roept bij mij vervreemding op van mijn christelijke wortels.’

En wat hebben we nou geleerd?

1. Zoek de juiste tone-of-voice als het gaat om bedanken, passend bij jouw organisatie(doelen). Zorg daarbij voor balans: niet teveel, maar ook niet te weinig;

2. Laat bedanken een way-of-life zijn, en niet een one-time event. Probeer dankjewel-zeggen te integreren in je geheel van bedrijfsprocessen. Maar tegelijk: het is een inspirerend teamuitje om samen een Thankathon op te pakken. Real-life contact met gewone donateurs is verrassend en inspirerend, voor alle medewerkers;

3. Vermijd een dure uitstraling van je bedankt-campagne. Probeer je bedankt-kaart of ander -communicatiemiddel zoveel mogelijk het digitaal en online bij je donateurs terecht te laten komen;

Zorg voor ontdubbeling van je bestanden. Eén keer dankjewel zeggen is okay, maar bij meerdere dankjewels via verschillende kanalen, is de balans zoek.

Arjan Woertink - Verre Naasten

Het einde van fondsenwerving

Het einde van fondsenwerving

Het face-to-face dilemma: kwantiteit vs kwaliteit

Het face-to-face dilemma: kwantiteit vs kwaliteit